各县（市）区委组织部，各县（市）区人事（劳动人事）局，市直各单位政工（人事）科:
为进一步加强我市机关事业单位聘用人员的人事档案管理，维护人事档案管理的真实性，严肃性，推进人事制度改革，根据省委组织部，省人事厅《湖南省流动人员人事档案管理暂行规定》（湘人发［1998］137号）和市委办，市政府办《关于进一步规范机关事业单位人事编制管理的通知》（岳办［2003］119号）等有关规定，结合我市实际，现就进一步加强新进机关事业单位聘用人员人事档案管理作如下通知：
一：管理对象
新进事业单位实行聘用制管理的专业技术人员，管理人员和工勤人员以及新进机关的后勤服务人员。
二：管理原则
新进机关事业单位聘用人员人事档案管理遵循“集中统一，归口管理”的原则，接受同级党委组织部门和政府人事部门的监督和业务指导，由县级以上政府人事行政部门所属人才服务中心统一进行管理。市，县（市）区人才服务中心管理机关事业单位聘用人员的人事档案时，需由聘用人员或其聘用单位与人才服务中心签订人事代理合同，明确双方权利，义务。
三：管理制度
(一) 归档制度：用人单位要建立主动向市，县（市）区人才服务中心移交聘用人员人事档案及档案材料的工作制度。新形成的档案材料一般要在形成材料后一个月内移交市，县（市）区人才服务中心。聘用人员人事档案材料包括如下内容：履历材料；自传材料；鉴定，考核，考察材料；学历和评聘专业技术职称材料（包括学历，学位，学绩，培训成绩表和评审表，考绩，审批材料）；政治，历史情况的审查材料（包括甄别，复查材料和依据材料，党籍，参加工作时间等问题的审查材料）；参加中国共产党，共青团及民主党派的材料；奖励材料（包括科技和业务奖励，英雄模范先进事迹）；处分材料（包括复查材料，免于处分的处理意见）；录用，任免，聘用，转业，工资，待遇，出国，退（离）休，退职材料及各种代表会代表登记表等材料；其他需要收入人事档案的材料。
(二) 整理制度：人事档案材料必须经过认真的鉴别，整理，归档材料应真实，完整，文字清楚，对象明确，手续完备。坚决杜绝假档案，假学历，假职称，假身份等虚假档案材料。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入人事档案。政府人事调配部门在办理“进人”手续时负责对聘用人员的人事档案材料进行审核，市，县（市）区政府人事部门所属的人才服务中心在接收，整理人事档案时负责复核，发现归档材料存在问题时要及时处理，在处理核实前将暂停办理相关手续。经核实发现归档材料存在弄虚作假的，按有关规定严肃处理。
(三) 查阅制度:需查阅聘用人员人事档案的，应由查阅单元派2名以上中共党员前来查阅，并出具介绍信，填写《人事档案查阅审批表》，申明查阅理由。任何个人不得查阅或借用本人及其亲属的人事档案。人事档案原则上一律不准外借。如特殊情况必须借出使用时，要说明理由，经分管人事档案工作的领导批准后方可借出，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。
(四) 转递制度：凡已纳入市，县（市）区政府人事部门所属的人才服务中心统一管理的机关事业单位聘用人员的人事档案，除退休和死亡两种情况外，其人事档案的转出，一律凭政府人事调配部门开具的调档函方可办理转档手续。解除，终止聘用合同人员的人事档案，按社会流动人员的人事档案管理办法进行管理。
市，县(市)区委组织，政府人事部门要加强对所属人才服务中心人事档案管理工作的监督和指导。市，县（市）区人才服务中心应确定专人负责管理机关事业单位聘用人员的人事档案，并不断改进和完善管理聘用人员人事档案的条件设施，不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理的现代化。要建立健全聘用人员人事档案管理的内部规章制度，实行目标管理，不断提高聘用人员人事档案管理的效率和质量。
中共岳阳市委组织部
岳阳市人事局